Val av affärssystem

När ni ska välja ett affärssystem finns det mycket att tänka på.

Vad ska vi tänka på när vi ska köpa ett affärssystem?

Det finns ganska många affärssystem eller ERP, Enterprise Resource Planning, som det heter på engelska. Det är definitivt en fördel att köpa affärssystem marknadsförs i Sverige eftersom de systemen anpassade till våra förhållanden så t.ex. format på datum och tid samt kan hantera åäö och har svensk support.

Fundera och dokumentera vilka behov ert företag har just nu gällande den funktionalitet som kan finnas i ett affärssystem. Titta även över vilka system som används idag och vilka av dessa system som önskas ersättas av affärssystemets moduler. Gör en prioriteringsordning gällande era behov eftersom inget system löser alla era behov.

När ni fått fram de behov som ni har på affärssystemet ska ni översätta dessa behov i funktioner och krav på det framtida systemet. Affärssystemet blir aldrig bättre än de definierade behoven och de efterföljande kraven ni satt upp. Om ert företag är inom en expansiv bransch eller tror sig expandera i framtiden ska detta tas höjd för vid beslutet av affärssystem.

Kontrollera marknaden gällande vilka affärssystem som finns och vilka av dessa som uppfyller merparten av era behov och krav. Länk till en lista på de mest förekommande affärssystemen finns till vänster. När ni hittat ett antal affärssystem som ni tror uppfyller er behov så försöker ni leta upp företag motsvarande ert som använder dessa system. Försök hitta dessa företag oberoende av leverantören av affärssystem. Diskutera med företagen som använder affärssystemen eller besök dem personligen för att höra deras åsikter om systemet.

Förutom att ni jämför affärssystemens funktioner att ni ska testa dessa måste ni naturligtvis jämföra investeringskostnaden men ännu viktigare supportkostnaden. Denna typ av jämförelse är otroligt viktigt för servicekostnaden kommer vida överstiga investeringskostnaden om ni lyckas med att införa ett affärssystem på ett så bra sätt att ni vill behålla systemet.

Kontakta därefter de utvalda leverantörerna av affärssystem och be dem analysera den behovslista och kravlista som ni ställt upp samt att de får inkomma med en offert. Villkorat i offerten ska vara att ni ska få testa affärssystemet efter ett visst antal dagars installation och om ni inte är nöjda så har ni rätt att återfå merparten av kostnaden.

Ställ kravet på leverantören att specificera maximal anpassningskostnad för affärssystemet till er befintliga verksamhet samt få ett långvarigt, minst 20 år, åtagande från leverantören gällande årligt servicekostnad i kronor och inte i procent av vad ett nytt affärssystem kostar.

Om ert företag finns i Stockholm är det en fördel eftersom det finns många återförsäljare i Stockholm som kan hjälpa er med att implementera affärssystemet utan extra kostnader för traktamente och restid.

Tänk på att försöka införa ett affärssystem i steg i form av mindre och grepbara bitar. Det är också viktigt att få loss tillräckliga resurser vid införandeprojektets initiala faser.

Konsten att införa ett affärssystem!

Ert företag måste vara medvetet om att det är så komplext att införa och anpassa affärssystem så finns det t.o.m. utbildningar på universitet motsvarande 3 års heltidsstudier, 180 hp, för detta. Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, har en Kandidatutbildning i Affärssystem

Vissa företag anställer personer med relevant utbildning när de ska införa ett affärssystem och andra mindre företag använder sig av studenter som gör praktik under utbildningen för att få hjälp.