Affärssystem - är det bra?

Affärssystem kan vara den viktigaste och in värsta fall den sista investeringen ett företag gör. Om affärssystemet fungerar bra så kommer allt bli lite bättre gå lite snabbare. Ett dåligt affärssystem eller om affärssystemet implementeras dåligt kan företaget gå i konkurs enbart beroende på affärssystemet. Därför är det viktigt att förbereda sig noga innan beslut om leverantör av affärssystemet tas.

Vad är ett affärssystem?

En fråga som många ställer sig är vad är affärssystem för något? Ett affärssystem består av många program, moduler eller funktioner vilka tillsammans tillgodoser ett företags hela behov rörande administration, kontroll och uppföljning. I affärssystemet finns moduler för t.ex. redovisning, tidrapportering, orderhantering, lagersaldo, produktionsplanering samt HR-funktionallitet. Affärssystemets moduler har en databas gemensamt där all information om företaget finns samlad. Hur affärssystemet ska fungera för ett företag anpassas vid implementationen hos företaget.

Behöver vårt företag ett affärssystem?

För större företag är ett affärssystem som kombinerar ekonomiska funktioner som t.ex. fakturering, inköpsorder och kundorder samt bokföring med logistiska moduler så som logistik, projekthantering och resursplanering helt nödvändigt för att verksamheten ska fungera effektivt.

För mellanstora företag är affärssystemet viktigt men inte livsavgörande. Många företag har själv utvecklat både verktyg och processer som motsvarar de större affärssystemen funktionalitet. Fördelen att utveckla själv är att kontrollen av affärssystemet bibehålls så att det kan anpassas till den egna verksamheten och inte att verksamheten anpassas till affärssystemet.

För mindre företag är det knappast lönsamt att kombinera alla funktionerna i företaget till ett affärssystem. Anledningen är att det inte tar så lång tid administrera ett separat tidrapporteringssystem och löneutbetalningssystem i jämfört mot vad det tar att implementera ett nytt affärssystem.

Leverantörernas affärsidé gällande affärssystem!

Eftersom att införa ett nytt affärssystem är bland det svåraste mest riskfyllda ett företag kan ge sig in på har leverantörerna av affärssystem utvecklat en strategi och affärsidé för detta.

För att få kunden att välja just deras affärssystemsystem är ofta priset för affärssystemet rimligt men kostnad för att anpassa gränssnittet för de gamla system som kunden vill behålla är hög. Detta gör att flera kunder skaffar mer moduler i det nya affärssystemet än vad de annars avsett eller haft behov av. Detta ger inte kunden en högre investeringskostnad men långsiktigt högre supportavgifter för att hålla igång de införskaffade affärssystemet.

Ytterligare en kostnad som tillkommer vid implementation av ett affärssystem är att all gammal data måste konverteras och importeras till det nya affärssystemet. Eftersom detta inte går att offerera till fast pris på större företag så är kostnaden för detta oklar till dessa att det nya affärssystemet fungerar till 100%

Supportavgifter eller servicekostnader är en årlig kostnad som man som kund betalar för att få tillgång till uppgraderingar, viss telefonsupport och dylikt, d.v.s. en årlig kostnad så länge du använder affärssystemet för att det ska fungera som ansett. Denna kostnad kan uppgå till så mycket som 25% årligen av ursprunglig investeringskostnad för affärssystemet.

En strategi som det större leverantörerna, med SAP, i spetsen använder sig av är att när en organisation bestämt sig för att investera i ett affärssystem så prisar leverantören in sig. När leverantören fått orderna så kommer den rörliga kostnaden för anpassning och konvertering av data rusa i höjden. Ju högre den rörliga kostnaden blir desto mer tjänar företag som t.ex. SAP. Förutom att tjäna mycket pengar på anpassningen av affärssystemet så finns det ingen kund i världen som vågar byta affärssystem och genomlida denna process en gång till vilket ger leverantören en monopolställning i fortsättningen. Eftersom leverantören av affärssystem vet att kunden inte vågar byta system kan supportavgifterna successivt höjas under decennier.

De som har varit mest framgångsrika med denna strategi är SAP Affärssystem. Om dessutom affärssystemet implementeras till en så hög slutlig kostnad och med så mycket problem för kunden att den ansvariga hos kunden får sparken, vilket är mer en regel än undantag, så kommer garanterat ingen i den organisationen föreslå att ett nytt affärssystem ska införas. Detta tryggar stora framtida supportavgifter.

Supportkostnaderna är faktiskt så stora och företag är så låsta till sina befintliga affärssystem att det finns koncerner som dammsuger marknaden på affärssystem, d.v.s. de köper upp tillverkare av affärssystem. Därefter minimerar de kostnaderna för support med att endast göra små ändringar och buggfixar. På detta sätt kan det under åratal ha stora intäkter och minimala kostnader. Att köpa ett affärssystem som ligger i denna typ av koncern kan vara förödande långsiktigt för företag som då tvingas byta system om ett antal år. Ett företag som har över 50 affärssystem under sitt paraply är Infor som hela tiden förhandlar om att köpa nya affärssystem. Infor köpte för ett antal år sedan Baan som numera heter Infor LN som de satsar utveckling på. Flertalet av de övriga affärssystemen som Infor äger utvecklas inte alls. Infor planerar även nu att köpa Lawsons affärssystem (med bland annat Movex från tidigare Intentia) för 1.8 billion dollar.

Vad ska vi tänka på när vi ska köpa ett affärssystem?

Det finns ganska många affärssystem eller ERP, Enterprise Resource Planning, som det heter på engelska. Det är definitivt en fördel att köpa affärssystem marknadsförs i Sverige eftersom de systemen anpassade till våra förhållanden så t.ex. format på datum och tid samt kan hantera åäö och har svensk support.

Fundera och dokumentera vilka behov ert företag har just nu gällande den funktionalitet som kan finnas i ett affärssystem. Titta även över vilka system som används idag och vilka av dessa system som önskas ersättas av affärssystemets moduler. Gör en prioriteringsordning gällande era behov eftersom inget system löser alla era behov.

När ni fått fram de behov som ni har på affärssystemet ska ni översätta dessa behov i funktioner och krav på det framtida systemet. Affärssystemet blir aldrig bättre än de definierade behoven och de efterföljande kraven ni satt upp. Om ert företag är inom en expansiv bransch eller tror sig expandera i framtiden ska detta tas höjd för vid beslutet av affärssystem.

Kontrollera marknaden gällande vilka affärssystem som finns och vilka av dessa som uppfyller merparten av era behov och krav. Länk till en lista på de mest förekommande affärssystemen finns till vänster. När ni hittat ett antal affärssystem som ni tror uppfyller er behov så försöker ni leta upp företag motsvarande ert som använder dessa system. Försök hitta dessa företag oberoende av leverantören av affärssystem. Diskutera med företagen som använder affärssystemen eller besök dem personligen för att höra deras åsikter om systemet.

Förutom att ni jämför affärssystemens funktioner att ni ska testa dessa måste ni naturligtvis jämföra investeringskostnaden men ännu viktigare supportkostnaden. Denna typ av jämförelse är otroligt viktigt för servicekostnaden kommer vida överstiga investeringskostnaden om ni lyckas med att införa ett affärssystem på ett så bra sätt att ni vill behålla systemet.

Kontakta därefter de utvalda leverantörerna av affärssystem och be dem analysera den behovslista och kravlista som ni ställt upp samt att de får inkomma med en offert. Villkorat i offerten ska vara att ni ska få testa affärssystemet efter ett visst antal dagars installation och om ni inte är nöjda så har ni rätt att återfå merparten av kostnaden.

Ställ kravet på leverantören att specificera maximal anpassningskostnad av affärssystemet till er befintliga verksamhet samt få ett långvarigt, minst 20 år, åtagande från leverantören gällande årligt servicekostnad i kronor och inte i procent av vad ett nytt affärssystem kostar.

Om ert företag finns i Stockholm är det en fördel eftersom det finns många återförsäljare i Stockholm som kan hjälpa er med att implementera affärssystemet utan extra kostnader för traktamente och restid.

Tänk på att försöka införa ett affärssystem i steg mindre grepbara bitar. Det är också viktigt att få loss tillräckliga resurser vid införandeprojektets initiala faser

Konsten att införa ett affärssystem!

Ert företag måste vara medvetet om att det är så komplext att införa och anpassa affärssystem så finns det t.o.m. utbildningar på universitet motsvarande 3 års heltidsstudier, 180 hp, för detta. Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, har en Kandidatutbildning i Affärssystem

Vissa företag anställer personer med relevant utbildning när de ska införas ett affärssystem och andra mindre företag använder sig av studenter som gör praktik under utbildningen för att få hjälp.

Vilka affärssystem är bäst för små företag

Ifall ert företag inte har några stödsystem så kan det vara värt att köpa ett av de mindre affärssystemen som t.ex. Hoogia eller Pyramid eftersom dessa kan anpassas lättast till era behov. En annan fördel med dessa system är att de inte är så komplexa att hantera.

Bäst affärssystem till medelstort företag

Det svenska utvecklade affärssystemen från IBS, IFS, och Intentia (numera Lawson) samt Jeeves har varit framgångsrika då deras system är tillräckligt anpassningsbara. Även Microsoft Dynamics CRM försöker komma in på denna marknad i Sverige.

Affärssystem för de största företagen

För de riktigt stora företagen finns det många tillverkare av affärssystem eftersom denna sektor spenderar mycket stora belopp årligen i supportkostnader. SAP Affärssystem och NetSuite är två av de stora drakarna men även Microsoft Dynamics CRM AX samt Oracle Fusion Applications är gigantiska.

Vad kostar det att implementera ett nytt affärssystem?

Att ge generella kostnadsuppskattningar för implementation av affärssystem är mycket svårt. För vissa gigantiska SAP-implementationer talas det om totalkostnader på 10 miljarder kr. För små enkla system där man initiat börjar med en eller ett par moduler handlar det om några 10-tals tusenlappar.